Analisa System

BAB III

ANALISA SISTEM

A. Analisa Sistem yang Sedang Berjalan

Analisa merupakan kegiatan untuk menguraikan sistem yang utuh kedalam bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan sekaligus mengevaluasi permasalahan atau hambatan yang ada pada sistem serta merencanakan kebutuhan dalam perbaikan sistem. Penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan dilakukan untuk mengetahui dan menentukan masalah yang sebenarnya pada sistem pengolahan data yang ada.

Sistem pengolahan data absensi karyawan pada PT. Megasawindo Perkasa Cabang Jambi saat sekarang ini masih belum optimal, karena diproses dengan menggunakan paket aplikasi Microsoft Excel dan sistem ceklist absensi karyawan. Hal ini mengakibatkan proses pengentrian data dan pembuatan laporan yang dibutuhkan agak lambat sehingga menimbulkan efek yang kurang kondusif dan waktu yang tidak efisien. Disisi lain, keakuratan (accurate) dan keamanan (safety) data yang diproses tidak terjamin, karena data yang diolah dengan paket aplikasi ini harus dimasukkan ke dalam sel-sel yang tersedia, selanjutnya dirancang formula atau rumus untuk menghasilkan informasi seperti yang diharapkan. Maksudnya, setiap data-data yang akan diolah, maka operator harus melakukan entry data melalui paket aplikasi tersebut dan diproses dengan merancang formulanya. Kelemahan lain yang muncul akibat penggunaan paket aplikasi Microsoft Excel dalam pengolahan data absensi setiap karyawan adalah dalam hal pengelolaan arsip absensi yang rumit, karena membutuhkan waktu yang relatif lama apabila arsip absensi karyawan diperlukan atau dicek kembali.

Aliran sistem pengolahan data absensi karyawan pada PT. Megasawindo Perkasa Cabang Jambi yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.1. berikut ini.

Gambar 3.1. Aliran Sistem Informasi yang sedang Berjalan

Prosedur aliran sistem informasi yang sedang berjalan seperti yang diuraikan pada gambar di atas adalah :

1. Bagian personalia menyediakan dan memberikan dua rangkap kartu absensi kepada karyawan untuk diisi oleh karyawan.

2. Karyawan mengisi dua rangkap kartu absensi dan memberikan satu rangkap kepada mandor untuk diproses lebih lanjut. Sedangkan satu rangkap kartu absensi yang telah diisi diarsipkan oleh karyawan.

3. Mandor mebuat daftar absensi karyawan sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada pengawas untuk diperiksa.

4. Pengawas memeriksa dua rangkap daftar absensi karyawan dan kemudian memberikannya lagi kepada mandor untuk diproses lebih lanjut.

5. Mandor mengarsipkan satu rangkap daftar absensi karyawan yang telah diperiksa oleh pengawas dan memberikan satu rangkap lagi kepada bagian personalia.

6. Bagian personalia membuat laporan absensi karyawan sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada direktur untuk disetujui.

7. Direktur menyetujui dua rangkap laporan absensi karyawan dan memberikan laporan-laporan tersebut kepada pengawas untuk diproses lebih lanjut.

8. Pengawas mengarsipkan satu rangkap laporan daftar absensi karyawan dan memberikan satu rangkap lagi kepada bagian personalia untuk diarsipkan juga.

Berdasarkan gambar dan prosedur aliran sistem informasi yang sedang berjalan di atas dapat dilihat beberapa kelemahan-kelemahan, diantaranya :

1. Proses pengolahan data absensi karyawan masih bersifat manual dan banyak merlibatkan unsur tenaga manusia, hal ini akan mengakibatkan lambatnya proses pengolahan data absensi tersebut.

2. Tidak adanya database yang dapat melakukan pencarian data atau penyimpanan data, sehingga keamanan data kurang terjamin dan data-data akan membutuhkan tempat yang banyak untuk pengarsipan.

B. Analisa Sistem yang Diusulkan

Melihat kinerja sistem yang sedang berjalan serta kendala-kendala yang diakibatkannya, maka penulis mengajukan perbaikan dan rancangan sistem yang dikonsentrasikan untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Pada aliran sistem informasi baru ini dilakukan beberapa perubahan dalam proses pengolahan data dan proses pembutan laporan. Hal ini ditujukan agar kendala-kendala pada sistem pengolahan data yang lama dapat diatasi, seperti proses pembuatan laporan rekapitulasi diproses dengan menggunakan bantuan program aplikasi.

Aliran sistem pengolahan data absensi karyawan pada PT. Megasawindo Perkasa Cabang Jambi yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 3.2.

Gambar 3.2. Aliran Sistem Informasi yang Diusulkan

Adapun keuntungan dari perubahan sistem informasi pengolahan data absensi karyawan ini adalah :

1. Proses pengolahan data absensi karyawan dapat diolah secara maksimal dengan menggunakan suatu program aplikasi berbasis database, sehingga dapat menghasilkan laporan data absensi yang akurat.
2. Dengan adanya database yang dapat melakukan pencarian data atau penyimpanan data, sehingga keamanan data dapat terjamin dan tidak membutuhkan tempat yang banyak untuk pengarsipan.
3. Proses pengolahan data menjadi lebih cepat, kemananan data akan lebih terjamin dan kejenuhan pemakai sistem akan dapat teratasi dengan perubahan yang digunakan pada sistem yang baru ini.

Prosedur aliran sistem informasi yang sedang berjalan seperti yang diuraikan pada gambar di atas adalah :

1. Bagian personalia menyediakan dan memberikan dua rangkap kartu absensi kepada karyawan untuk diisi oleh karyawan.

2. Karyawan mengisi dua rangkap kartu absensi dan memberikan satu rangkap kepada mandor untuk diproses lebih lanjut. Sedangkan satu rangkap kartu absensi yang telah diisi diarsipkan oleh karyawan.

3. Mandor mebuat daftar absensi karyawan sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada pengawas untuk diperiksa.

4. Pengawas memeriksa dua rangkap daftar absensi karyawan dan kemudian memberikannya lagi kepada mandor untuk diproses lebih lanjut.

5. Mandor mengarsipkan satu rangkap daftar absensi karyawan yang telah diperiksa oleh pengawas dan memberikan satu rangkap lagi kepada bagian personalia.

6. Bagian personalia mengolah data absensi karyawan dengan menggunakan program aplikasi yangtelah dirancang, dimana seluruh pengolahan datanya disimpan dalam sebuah database, kemuian dicetak laporan absensi karyawan sebanyak dua rangkap dan diberikan kepada direktur untuk disetujui.

7. Direktur menyetujui dua rangkap laporan absensi karyawan dan memberikan laporan-laporan tersebut kepada pengawas untuk diproses lebih lanjut.

8. Pengawas mengarsipkan satu rangkap laporan daftar absensi karyawan dan memberikan satu rangkap lagi kepada bagian personalia untuk diarsipkan juga.